新归档文件整理规则解读.ppt

江苏省《归档文件整理规则》实施细则 解读 谈隽 苏州市档案局监督指导处 65732883 262990339@QQ.com 一、《细则》的主要修订内容 1.扩大适用范围。纸质文件材料扩展为纸质和 电子文件材料，纳入电子文件整理。 2.规定整理流程。组件、修整、装订、编页、 装盒、排架等。 3.明确电子文件格式转换、元数据收集、归档 数据包组织、存储、整理等要求。与国家档 案局已发布《数字档案室建设指南》保持一 致。 4.取消馆编号。同时对归档章、档案盒项目进 行调整。 5.增加档号内容。确定档号结构，明确编制方 法。 6.调整目录栏目和编制内容。 7.明确装订方式。根据保管期限不同，确定装 订方式，装订方式、材料应满足保管期限要 求。 二、整理原则 1.归档文件整理应当遵循文件的形成规律，保持文 件之间的有机联系。 2.归档文件整理应当区分不同价值，便于保管和利 用。 3.归档文件整理应当符合文档一体化管理要求，便 于计算机管理或计算机辅助管理。所使用的档案 管理系统应当符合国家档案局有关档案管理系统 软件功能要求及江苏省有关地方标准规范要求。 4.归档文件整理应当保证纸质文件和电子文件整理 协调统一。 三、整理的一般要求 n 整理流程 �� �� �� �� �� （一）组件 u 组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序。 u “ 件”是归档文件整理的最小单位。 u 一般以每份文件为一件。 u 件的构成注意点： *文件正本、发文稿纸、定稿为一件。 * 法规等重要文件的正文与历次修改稿数量多的， 可各为一件。 * 计算机及其网络环境中形成的文件，将记载修改 过程的定稿与正文、发文稿纸为一件。无定稿的， 或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示， 定稿可不存档，将正文与发文稿纸为一件。 * 正文与附件为一件。 * 原件与复制件为一件——对制成材料或字迹材料 不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后 与原件一起归档。 * 转发文与被转发文为一件。 * 正文与文件处理单为一件——文件处理单（尺寸 规格应为A4）能体现文件处理的轨迹，不要处理 掉，应与文件一起归档。 * 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复 函等）一般独立成件，也可为一件，经过若干环 节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将 所有的来文、复文分别作为一件。如果做成一件 的，编目中文件题名应写批复的题名，在题名后 面要注明（附请示、报告、函）。 * 报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册 （本）为一件（作为文件附件时除外） * 未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合， 可装订在一起作为一件。 特别提示：这里的“一件”是指在实体上装订在一起的文 件，编目时在目录中也只是体现为一条条目。 * 介绍信存根等一本为一件 * 会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的， 一本为一件。 * 正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件； * 同一次会议成套的会议材料各为一件——最容易犯的 错误是把一套会议材料装订成一件处理。 u 件内文件排序： 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本 在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复制件在后；中文本在前，外文本在 后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在 后。有文件处理单的，文件处理单在前，收文在 后；有发文稿纸的，正本在前，发文稿纸和定稿 依次在后。 （原则：结论性文件材料在前） （二）分类 u 分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形 式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有 机体系的过程。 u 分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归 类等具体内容。 u 同一全宗应当保持分类方案的一致性和稳定性。 u 选择分类法 •年度—机构（问题）—保管期限 •年度—保管期限—机构（问题） •年度—保管期限（适于较小或文书流转相 对集中的机关） •问题—年度—保管期限（原执行或参照执 行企业档案分类法的企业、事业单位） u a）按年度分类 * 将文件按其形成年度分类。 * 跨年度一般应当以文件签发日期为准。 * 对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法 规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签 发日期判定所属年度。 * 跨年度形成的会议文件归入闭幕年。 * 跨年度办理的文件归入办结年。 * 当几份文件为一件时，以装订在最前面的文件落款日 期为准。 * 当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备 注项加以说明。 u b）按机构（问题）分类 * 机构分类法与问题分类法应当选择其一适用，不能同 时采用。 * 采用机构分类的，应当根据文件形成或承办机构对归 档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入 文件主办部门。 * 采用问题分类的，应当按照文件内容所反映的问题对 归档文件进行分类。按问题分类，一般可分为“党群 类”、“业务类”、“行政类”等等，不得交叉。 * 原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位， 按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、 “行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。 u c）按保管期限分类 * 将文件按划定的保管期限分类。 （三）排列 u 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内， 根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 u 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结 合事由排列。事由：是指一件具体的事，或一个具体 的问题，或一段较紧密的工作过程，不是指一类相同 性质的问题或某一方面的工作内容。 * 同一事由的归档文件应集中排列在一起。 * 同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列。 * 不同事由的归档文件应按照办结时间顺序排列。 * 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 u 因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在 同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的 最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为 一件。上述情况应当在备考表中加以说明，而 在实际整理工作中应当尽量避免。 （四）编号 u 归档文件应当依照分类方案和排列顺序编写档号。 u 档号编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、 简单性原则。 u 档号结构：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机 构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-” 连接。如：“Z109-WS2017-Y-BGS-0036” u 归档章是档号在纸质归档文件材料中的具体体现。 u 归档文件应当在首页上端空白位置加盖归档章并填写 相关内容。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件 首页上端居中或其他空白位置。 如批示或收文章等 占用上述位置，可盖在首页的其他空白位置，但以 上端为宜。 u 文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原 貌。 u 首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文 件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等首页无法盖章 的，可在材料内第一页上端的空白位置加盖归档章。 u 填写编号项目的字迹材料应当耐久。 u 电子文件可以由系统生成归档章样式或者以条形码等其 他形式在归档文件上进行标识。 u 归档章各项目填写要求：见《实施细则》3.4.3 （五）编目 u 编目是指根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件 目录，是对归档文件以件为单位进行系统分类、排列、 编号后，将每一份文件的内容、形式特征及其编号登 记下来，以备查找利用和管理统计之需。 u 编目工作是档案人员按文件分类、排列的结果逐类、 逐件登录，也是对归档文件内容进行标引、著录的过 程，应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管 理现代化及计算机检索的需要。 u 归档文件目录体现为纸质目录和电子目录两种形式。 推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格 采用 A4 幅面，页面宜横向设置。 u 归档文件目录式样： u 具体填写要求，见《实施细则》 3.5.2 u 归档文件目录除保存电子版本外，应打印装订成册。 装订成册的归档文件目录，应当编制封面。 u 归档文件目录可以按年装订成册，也可以每年区分 保管期限装订成册。 u 归档文件目录封面式样： u 编目常见错误常见错误.jpg 四、纸质归档文件的其他整理要求 （一）修整 u 归档文件装订前，应当对不符合要求的文件材料进行 修整。 u 归档文件已破损的，应当按照 DA/T 25-2000 予以修 复；字迹模糊或易退变的，应当予复制。 u 归档文件应当按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或 塑料装订用品。 u 对于幅面过大的文件，应当在不影响其日后使用效果 的前提下进行折叠。 u 文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 * 小纸张黏贴：将尺寸较小的纸张黏贴到A4纸上。 （比如党员介绍信存根之类） * 大纸张折叠：折叠时尽量减少折数，文件页数多的 要单张逐页折叠，数量少的可一起折叠。将文件的首 页标题露出，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹 之外。 （二）装订 u 归档文件经修整后要按“件” 装订，从实体上最终 确定“件”的形态，同时起到固定页次，防止文件张 页丢失。 u 永久保管的、定期保管需要向综合档案馆移交的归档 文件，宜采取不锈钢钉书钉装订法或线装法装订。页 数较少的，使用质量合格的不锈钢钉书钉装订；文件 较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文 件，不使用不锈钢夹或纸质封套装订。 u 定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件， 装订方式可以使用不锈钢订书钉或“三孔一线”装订， 也可以使用不锈钢夹或封套装订。 u 保管期限为10年的文件材料可保持原装订方式不变。 u 归档文件的装订材料与保管期限要求相匹配。相同期 限的归档文件装订方式应当尽量保持一致，不同期限 的装订方式应当相对统一。一个单位的装订方式应当 相对统一。 u 归档文件装订应当牢固、安全、简便，做到文件不损 页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于保护 和管理。装订应当尽量减少对归档文件本身影响，原 装订方式符合要求的，已成册不易拆钉的，可以保持 原貌不变。 u 不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、装订夹条、 塑料封等装订材料进行装订。 u 装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订。 较厚的文件采用三孔一线的装订方式。 u 几种装订方式的介绍：归档文件装订一般采用线装法（直 角装订、缝纫机轧边装订、三孔一线装订）、变形材料装 订法（不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订）、粘接法（浆 糊装订）、封套法（ 封套装订）4个类型7种方式。 u 装订材料规格：棉线的粗细应与“GB/T8693-2008纺织品纱线的标示”所描述的R72texf4规格的棉线相当。线的断 裂强度应不低于15N，检测应按“GB/T3916-1997纺织品 织 物拉伸性能”的规定进行。 u 不锈钢订书钉材质应选用牌号06Cr19Ni10（统一数字代号： S30408）不锈钢，沿海地区应选用牌号06Cr17Ni12Mo2（统 一数字代号：S31608）不锈钢。 （三）编页 u 归档文件可以以件为单位编制页码。页码应连续编 制，不能出现漏号、重号。 u 页码应当逐页编制，宜用铅笔分别标注在文件有图 文页面的正面右上角或背面左上角的空白位置。没 有内容的空白页面不编页码。 u 文件材料已印制成册并编有页码的,或者拟编制页 码与文件原有页码相同的,可保持原有页码不变。 u 列入档案馆进馆名录的单位的永久、定期30年的归 档文件必须编制页码。 （四）装盒 u 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及 备考表项目。（目录无需放入盒中） u 不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能 装入同一个档案盒。 u 应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文 件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于 使文件弯曲受损。 u 档案盒的式样、规格、填写要求。（全宗号用红色字 体，其他用黑色字体书写或盖章） u 档案盒应当采用无酸纸制作。 u 备考表放置于盒内文件之后，要签署完备。其式样及 填写要求见《实施细则》4.4.2 （五）排架 u 上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致。排 架方法应避免频繁倒架。 u 在实际操作中，排架应遵循“从上到下，从左到右” 的原则。也就是先从左边一列开始，从上到下进行摆 架，摆满后再按照从上到下继续排架。 u 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房 排架时，每年形成的档案按保管期限永久、30年、10年依 次上架，每个保管期限内按机构（问题）顺序排列，便于 档案移交进馆。 u 3.进馆单位排架常用方法建议 谢 谢！