晋城市城区政府采购中心政府采购交易项目电子档案管理办法（试行）.docx

晋城市城区政府采购中心 晋城市城区政府采购中心 关于印发《政府采购交易项目电子档案管理办 法（试行）》的通知 中心各股室： 现将《政府采购交易项目电子档案管理办法（试行）》印发 给你们，请遵照执行。 晋城市城区政府采购中心 2022 年 1 月 10 日 晋城市城区政府采购中心 政府采购交易项目电子档案管理办法 （试行） 为规范政府采购交易项目电子文件管理，依照《中华人民共和 国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《山 西省公共资源交易平台服务管理细则(试行)》等有关法律、法规及 相关规定，结合本区实际情况，制定本办法。 第一章 电子文件的归集原则 第一条 主体负责原则。采购人是交易项目档案管理主体， 采购人或其委托的代理机构对归集的电子文件的安全性、真实性、 完整性、有效性、规范性负责。 第二条 多方存储原则。交易项目电子档案的存储实行采购 人、采购代理机构存储，互为备份。 第 三 条 “一项一档”原则。采购人或其委托的代理机构在 项目全部合同签订后 5 日内，对项目所有标段交易系统形成的电 子档案以项目为单位进行人工归档，完成电子文件的归集。 第四条 不可更改原则。归档的电子文件应与交易系统一致， 不可更改。 第二章 电子文件的上传要求 第五条 正常项目按山西政府采购网电子交易系统要求的所 需内容进行上传归集。 第 六 条 项目依法重新采购的，应及时在系统上传相关情况说 明及证明材料。属于第一名放弃中标而重新采购的，需上传第一中标候 选人放弃函和采购人出具的情况说明以及行政监督部门意见或 向行政监督部门备案的相关资料原件扫描件。 第七条 不需要重新采购的，非第一中标候选人中标或变更 中标人的项目须提供采购人盖章的情况说明及行政监督部门意 见或向行政监督部门备案的相关证明材料原件扫描件。 第 八 条 公示（公告）期有质疑或投诉的须将质疑或投诉材 料以及澄清答疑、投诉处理材料要在系统内进行上传回复、存档。 第 九 条 复议的项目应在交易系统“电子档案归集”中上 传相关证明材料原件扫描件。 第十条 项目中止的，须上传采购人盖章的情况说明原件扫 描件。 第十一条 项目终止的，须上传采购人、行政监督部门意见 或向行政监督部门备案的相关资料原件扫描件。 第三章 电子文件的归集步骤 第 十 二 条 采购人或代理机构登录山西省政府采购平台电 子交易系统，按照系统档案归集的要求，查漏补缺，提交电子档案归 档申请。 第 十 三 条 电子档案提交归档申请前，采购人或代理机构要 检验电子文件内容的完整性、可读取性，对内容不完整、无法读取的电 子文件须重新整理。 第 十 四 条 项目电子档案归档申请通过后，采购人及其代理 机构可对电子交易平台按标段生成的电子档案文件包自行下载，可采 用数据存储、纸质存储等方式妥善保管。 第四章 项目电子档案的管理与利用 第 十 五 条 采购中心对项目电子档案的规范性进行检查，如 不符合要求，可退回归档申请。采购人或代理机构应按规定重新提 交。 第 十 六 条 采购中心对项目电子档案实行专人管理，其中音 视频档案资料由中心指定科室专人考录、集中保管。 第 十 七 条 采购中心应做好项目档案的管理工作，未经批准 不得查阅项目档案。有关部门因工作需要借阅档案，须持本单位证明 材料及本人身份证，经采购中心批准后调阅。 第十八条 本办法自下发之日起施行，由晋城市城区政府采 购中心解释。